私は中小企業向けのビジネスコンサルタントとして、多くの企業の経費削減をサポートしてきました。その中で、必ず話題に上がるのが複合機やコピー機のコストです。実は、この分野での経費削減は、多くの企業にとって「低hanging fruit（手の届きやすい果実）」なのです。
先日、ある製造業を営む中小企業の社長から相談を受けました。「毎月の複合機の支払いが重荷になっている」という内容でした。詳しく話を聞いてみると、5年前に契約したリース料が月額8万円。さらにトナーやメンテナンス料を含めると、毎月約12万円もの出費があったのです。
「これって、本当に適正な金額なのでしょうか？」
この疑問は、実は多くの経営者が持っているものです。複合機やコピー機の契約は一度締結すると、なかなか見直す機会がないのが現状です。しかし、テクノロジーの進歩により、機器の性能は向上し、価格は下がっているにもかかわらず、古い契約のまま高額な支払いを続けている企業が驚くほど多いのです。
その製造業の社長と一緒に、複合機の使用状況を詳しく分析してみました。すると、以下のような問題点が浮かび上がってきました：
・月間の使用枚数に対して、機器の性能が過剰
・カラーコピーの使用頻度が低いにもかかわらず、高性能カラー機を導入
・保守契約の内容が実際の使用状況と合っていない
・リース料に含まれる金利が現在の相場と比べて高い
これらの問題点を踏まえて、新しい複合機のリース見積もりを取得することにしました。最近は、インターネットで簡単に複数の業者から見積もりを取得できるサービスも充実しています。
結果として、驚くべきことが分かりました。同等の性能を持つ最新機種で、リース料を月額4万5千円まで下げることが可能だったのです。さらに、使用状況に合わせた保守契約の見直しにより、トナーやメンテナンス料も含めた総額で月額7万円程度まで抑えることができました。
年間で換算すると、60万円もの経費削減に成功したのです。この金額は、新たな設備投資や従業員の待遇改善に回すことができます。
また、最新の複合機には、こんなメリットもありました：
・省エネ設計により電気代の削減
・両面印刷や集約印刷機能の向上によるペーパーレス化の推進
・セキュリティ機能の強化によるデータ漏洩リスクの低減
・クラウド連携による業務効率化
特に注目したいのは、最新機種のリース契約には、柔軟な条件変更オプションが付いていることです。業務拡大や縮小に応じて、機器の入れ替えや契約内容の見直しが可能になっています。
この成功事例は、決して特殊なケースではありません。実際、私がコンサルティングを行った企業の約8割で、複合機やコピー機の経費を20%以上削減することができています。
重要なのは、「見積もりを取得する」という最初の一歩を踏み出すことです。多くの経営者は、「面倒くさい」「今の業者との関係が気になる」といった理由で、見積もり取得を躊躇してしまいます。しかし、見積もりを取得すること自体は無料で、何の義務も発生しません。
最近では、インターネットで簡単に見積もり依頼ができるサービスも充実しています。複数の業者から見積もりを取得することで、市場の相場観を掴むことができ、交渉の際の重要な判断材料となります。
また、複合機の選定にあたっては、以下のポイントに注目することをお勧めします：
・実際の使用枚数に見合った機種選定
・カラー印刷の必要性の精査
・保守契約内容の詳細確認
・リース期間と金利の確認
・解約条件や機器の入れ替えオプションの確認
経営者の皆様、まずは現在の支払額を確認してみてください。そして、気軽に見積もりを取得してみることをお勧めします。それが、大きな経費削減への第一歩となるはずです。
経費削減は、売上を増やすのと同じくらい重要な経営課題です。特に複合機やコピー機のコストは、見直しの余地が大きい項目の一つといえます。この機会に、ぜひ一度、専門家に相談してみることをお勧めします。
最後に、より詳しい情報や具体的な見積もりをご希望の方は、以下の公式代理店サイトをご覧ください。経験豊富なスタッフが、お客様の状況に応じた最適なご提案をさせていただきます。
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