事業経営において、経費削減は永遠のテーマです。特に、日々の業務で欠かせないコピー機や複合機の維持費は、意外と大きな負担になっているものです。私も経営コンサルタントとして多くの企業を見てきましたが、複合機の経費は必ず見直しのポイントとして挙がってきます。
実は、多くの企業が気づいていない事実があります。複合機の経費削減に成功している企業の大半が、まずは見積もり依頼から始めているのです。「うちの会社は小規模だから」「今の契約を変更するのは面倒」といった理由で、見積もり依頼すら諦めている経営者も少なくありません。しかし、それは大きな機会損失かもしれません。
ある製造業の社長から相談を受けた際の話をご紹介します。月々のコピー機関連費用が15万円程度かかっていた同社では、見積もり依頼を行った結果、月々の支払いを約4割削減することができました。年間で見ると実に70万円以上の経費削減に成功したのです。
複合機の経費削減がこれほど注目される理由は明確です。まず、毎月必ず発生する固定費であること。そして、適切な見直しを行えば、業務の質を落とすことなく大幅な削減が可能だからです。特に、リース契約を活用することで、初期投資を抑えながら最新機種を導入できるメリットも魅力です。
ここで、ある小売業の経営者から聞いた興味深い事例をお話しします。以前使用していた複合機は購入品でしたが、リースに切り替えたことで、故障時の対応が迅速になっただけでなく、消耗品の自動配送サービスも含まれ、事務負担が大幅に軽減されたそうです。コスト面でも、リース料金に保守料金が含まれているため、予期せぬ出費を抑えることができました。
複合機の見直しで重要なのは、単純な価格比較だけではありません。印刷枚数や使用頻度、必要な機能、従業員数など、企業ごとの実情に合わせた最適な提案を受けることが大切です。そのためにも、まずは見積もり依頼から始めることをお勧めします。
私がコンサルティングした企業の中で、特に印象的だった事例があります。従業員20名程度のIT企業では、複合機の契約を見直すことで、月々の支払いを35%削減できただけでなく、新たにクラウド連携機能付きの最新機種を導入。業務効率が大幅に向上し、結果として人件費の削減にもつながりました。
最近では、環境への配慮から省エネ性能の高い機種も増えています。電気代の削減効果も見逃せません。実際、ある不動産会社では、環境配慮型の最新機種に切り替えたことで、電気代が月平均で2万円程度削減できたそうです。
リース契約のもう一つの利点は、機器の入れ替えが柔軟に行えることです。事業規模の拡大や縮小に応じて、適切な機種に変更することが可能です。税務上の処理も比較的シンプルで、経理担当者の負担も軽減できます。
ただし、注意点もあります。リース契約の場合、契約期間中の解約には違約金が発生することがあります。また、リース期間終了後の再リースや買取りについても、事前に条件を確認しておくことが重要です。
このように、複合機の経費削減は、多くの企業にとって「低hanging fruit（手の届きやすい果実）」と言えます。実際、経費削減に成功している企業の多くが、まずこの分野から着手しています。その理由は明確で、比較的短期間で効果が表れやすく、かつ業務への影響も最小限に抑えられるからです。
私が最近アドバイスした飲食店チェーンでは、本部と各店舗の複合機契約を一括見直しすることで、年間で約120万円の経費削減に成功しました。この事例が示すように、規模に関係なく、見直しの価値は十分にあるのです。
特に個人事業主や中小企業の経営者の方々にお伝えしたいのは、「見積もりを取ることに躊躇する必要は全くない」ということです。多くの販売会社やリース会社は、企業規模に関係なく、丁寧な提案を行ってくれます。実際、見積もり依頼をきっかけに、業務改善のヒントを得られることも少なくありません。
最後に、ある経営者の言葉を紹介させていただきます。「経費削減は、できることから始めることが大切。複合機の見直しは、その第一歩として最適だった」。この言葉には、多くの経営者が共感するのではないでしょうか。
今、多くの企業が経費削減に取り組んでいます。その中で、複合機の見直しは、確実な成果が期待できる施策の一つと言えるでしょう。まずは気軽に見積もりを依頼してみてはいかがでしょうか。その一歩が、大きな経費削減の第一歩となるかもしれません。
