複合機リースの見直しで年間コストを30%削減できる理由―経営者が最初に手をつけるべき経費削減の一丁目一番地

事業を営んでいると、毎月必ず発生する固定費に頭を悩ませることはありませんか。特にオフィスに必ず置いてあるコピー機や複合機のリース料金は、一度契約すると数年間は見直す機会がなく、気づけば相場よりも高い金額を支払い続けているケースが少なくありません。実は多くの中小企業経営者や個人事業主が、複合機の経費削減を事業改善の「一丁目一番地」として最優先で取り組んでいることをご存じでしょうか。

なぜ複合機の経費削減が最優先なのか。その理由はシンプルです。複合機関連のコストは毎月確実に発生する固定費であり、見直しによる効果が即座に数字として表れるからです。人件費や広告費のように変動が大きい経費と異なり、リース契約や保守料金は明確で、比較検討がしやすいという特徴があります。さらに、複合機は業務に欠かせない設備でありながら、多くの経営者が「よくわからないまま契約している」分野でもあります。

複合機にかかる経費を分解してみましょう。まず月額のリース料金があります。これは機器本体の代金を分割払いしているようなものですが、金利や手数料が含まれているため、実際の機器価格よりもかなり高額になっています。次にカウンター料金と呼ばれる印刷枚数に応じた従量課金があります。モノクロ一枚あたり、カラー一枚あたりという単価が設定されており、これが意外と大きな負担になります。さらに保守契約料やトナー代、用紙代なども加わり、トータルで見ると月に数万円から十数万円のコストになっているのが一般的です。

ここで注目すべきは、同じ機能の複合機であっても、契約する代理店や時期によって料金が大きく異なるという事実です。例えば五年前に契約した複合機のリース料金は、現在の相場と比較すると二割から三割高いことも珍しくありません。技術の進歩により新しい機種の方が性能が良いにもかかわらず、リース料金は安くなっている傾向にあるのです。つまり古い契約をそのまま継続していることは、必要以上に高いコストを払い続けていることを意味します。

また、カウンター料金についても見直しの余地は大きいでしょう。現在の契約では一枚あたりの単価が高く設定されていても、新しい契約に切り替えることで単価を下げられる可能性があります。特に印刷枚数が多い事業所では、一枚あたり数円の差が年間で数十万円の差になることもあります。保守契約についても同様で、必要以上に手厚いサービスを契約していないか、実際の故障頻度と照らし合わせて検討する価値があります。

経費削減に成功している事業者の多くは、複合機の見直しを定期的に行っています。リース契約の更新時期が近づいたら、必ず複数の代理店から見積もりを取り、現在の契約内容と比較検討しているのです。面倒に感じるかもしれませんが、一度の見直しで年間数十万円のコスト削減につながるなら、投資する時間と労力は十分に見合うはずです。

見積もりを依頼する際のポイントもお伝えしましょう。まず現在の契約内容を正確に把握することが重要です。月額リース料金、カウンター料金の単価、保守契約の内容、契約期間などを整理しておきます。次に自社の実際の使用状況を確認します。月間の印刷枚数、カラーとモノクロの比率、よく使う機能などです。これらの情報があれば、代理店は最適なプランを提案しやすくなります。

複数の代理店から見積もりを取ることも忘れてはいけません。一社だけでは比較ができず、提示された金額が適正かどうか判断できません。少なくとも三社程度から見積もりを取れば、相場感がつかめるでしょう。その際、単純に月額料金だけでなく、カウンター料金や保守内容、契約期間なども総合的に比較することが大切です。

見積もり依頼は思っているほど手間ではありません。多くの代理店では電話やウェブサイトから簡単に見積もり依頼ができ、現地調査や詳細なヒアリングも無料で対応してくれます。見積もりを取ったからといって必ず契約しなければならないわけではありませんので、まずは気軽に相談してみることをおすすめします。

複合機の経費削減は、事業の収益性を高めるための確実な一歩です。削減できたコストは、新しい設備投資や人材育成、マーケティング活動など、より戦略的な分野に振り向けることができます。多くの成功している事業者が、複合機の見直しを経費削減の「一丁目一番地」として最優先で取り組んでいる理由がここにあります。

もし現在の複合機契約を三年以上見直していないなら、一度見積もりを取ってみてはいかがでしょうか。想像以上のコスト削減が実現できるかもしれません。見積もりは無料ですし、現状を知るだけでも大きな価値があります。経営改善の第一歩として、複合機の経費削減から始めてみませんか。

参考として、複合機のコスト削減について専門的なアドバイスを提供している公式代理店サイトをご紹介します。