業界の常識、私の非常識。なぜみんな「複合機の見直し」を真っ先にするのか。

うちの事務所の複合機、リース契約が更新されてもう4年目に入ってる。

先月、取引先の社長と飲んだときの話なんだけど。その人が「うちな、複合機の見積もり取り直したら月3万円も安くなったわ」ってさらっと言ったんだよね。3万円って、年間36万円じゃん。私、その瞬間ビールのジョッキを持ったまま固まった。いや、うちの複合機代っていくらだっけって。恥ずかしながら、毎月の引き落としを意識したことがなかったんだよね。

帰ってから慌てて通帳を見返したら、月に4万2千円引かれてた。カウンター料金込みで。これって高いの?安いの?比較対象がないから全然わからない。

そもそも複合機の料金体系って、わかりにくすぎる。基本料金があって、カウンター料金があって、保守料金がどうとかこうとか。契約したときの営業マンの説明を思い出そうとしても、もう記憶の彼方だし。あのとき「この機種なら間違いないですよ」って言われて、ああそうですかって判を押しただけなんだよな。

で、気になって同業者の知り合いに何人か聞いてみたわけ。LINE で「ねえ、複合機っていくらくらい払ってる?」って。返ってきた答えがバラバラすぎて笑えなかった。月2万円台の人もいれば、5万円超えてる人もいる。印刷枚数が違うからとか、機種のグレードが違うからとか、そういう話になるんだけど、みんな口を揃えて言うのが「一回見直したほうがいいよ」ってこと。

実はこれ、業界では常識らしい。複合機の経費削減って、真っ先に手をつけるべき項目なんだって。電気代を削るとか、通信費を見直すとか、そういうのと同じレベルで優先順位が高い。なのに私みたいに放置してる事業者が山ほどいるらしくて、逆にそれが狙い目になってるとか。

ある日の夕方、事務所で一人残業してたときに、ふと複合機の音が気になった。

あのウィーンってなる音。毎日聞いてるはずなのに、改めて意識すると妙に大きく感じる。この機械、いったいどれくらい働いてくれてるんだろう。そう思ったら、なんだか申し訳ない気持ちになってきて。いや、機械に謝ってどうするんだって話なんだけど。

知り合いの税理士さんに相談したら「複合機はね、みんな見て見ぬふりするんですよ」って言われた。毎月の固定費だから、一度契約したら意識から消えちゃう。でも積み重ねると結構な金額になるし、実は選択肢もいっぱいある。中古でも性能いいのあるし、カウンター料金の単価交渉だってできる。「でもめんどくさいでしょ?だからみんなやらない」って。

めんどくさい。確かにそうなんだよね。見積もりとるのも、業者と交渉するのも、機種を比較するのも、全部時間かかる。その時間で本業やったほうがマシじゃんって思っちゃう。

ただ、冷静に考えると、見積もりを依頼するだけなら10分もかからない。数日中には「今のカラー・モノクロの使用量、今後の見込み」などから自社に合ったベターな見積もりを返してくれる。それで月数万円変わる可能性があるなら、時給換算したらとんでもない効率じゃないかって。そう思い直したら、急に腰が軽くなった。

私の知ってる範囲だけでも、複合機の見直しで経費削減に成功してる事業者って本当に多い。飲食店やってる友人は、月5万円払ってたのが2万8千円になったって言ってたし、小さな設計事務所の先輩は機種を変えたら印刷スピードが上がって残業が減ったとか。デザイン会社の後輩なんて、カラー印刷のカウンター単価を交渉したら1枚あたり3円も下がったって喜んでた。

この前、商工会の集まりで複合機の話題になったんだけど、そこにいた8人のうち6人が「最近見直した」か「見直そうと思ってる」って言ってた。もう完全に定番の経費削減ネタになってるんだよね。逆に何もしてない私のほうが少数派だった。

見積もりだけなら無料だし、今の契約内容と比較するだけでもいい。別に今すぐ乗り換える必要はないわけで。ただ、現状を知っておくことには意味がある。そう思って、とりあえず資料請求だけしてみようかなって。