今が勝負！賢い経営者が「今」複合機を替える3つの理由

カレンダーもいよいよ年度末のページが近づいてきましたね。どこのオフィスも、まるで嵐の前の静けさか、あるいは既に怒涛の忙しさの中にいるかもしれません。

そんな喧騒の中、オフィスの片隅で「ガシャン、ガシャン」と音を立てて健気に働くコピー機。「忙しい時期に、わざわざ見直さなくても……」そう思われるお気持ち、よく分かります。でも、実はこの「年度末」というタイミングこそが、複合機という相棒を新しくし、会社に新しい風を吹き込む絶好のチャンスなんです。

今日は、少しだけお仕事の手を休めて、私の「独り言」に耳を傾けてみませんか？なぜ今、重い腰を上げる価値があるのか。その理由を語らせてください。

1. 営業担当者の「意地」が、最高の条件を引き出す

まず、ちょっと生々しい大人の事情からお話ししましょう。多くのメーカーや販売店にとって、3月は「決算」という一年で最大の勝負所です。

営業担当者たちの目つきが変わるこの時期。彼らには「今期中にあと何台！」という、どうしても譲れない数字があります。普段なら「これ以上は無理です……」と泣きが入るような価格設定や、便利なオプションのサービス。それが、この時期に限っては「決算ですから！」という魔法の一言で、スッと通ってしまうことが本当にあるんです。

■ 粘り勝ちが生んだ、驚きのコストダウン

あるIT企業のA社さん。5年以上前の古い機種を「壊れていないから」と使い続けていました。ところが、年度末にダメ元で相談してみたところ、営業マンが持ってきた提案に驚愕。最新機種に入れ替えたのに、月々のリース料と印刷代（カウンター料金）を合わせた総額が、以前より30%も安くなったんです。「決算期のノルマを達成したい」という販売店の熱意が、A社さんの固定費を大幅に削る結果に。まさに、タイミングが生んだ勝利と言えますね。

2. 4月の「新しい息吹」を、古い機械で邪魔しないために

4月は、新入社員が期待に胸を膨らませて入社し、組織が新しく生まれ変わる季節です。そんな爽やかな朝。意気揚々と資料を作ろうとした新人が、紙詰まりを起こして黒い粉で手を汚している……。これでは、せっかくのやる気も削がれてしまいますよね。

最新の複合機は、もはや単なる「コピー機」ではありません。オフィスの仕事をスムーズにする「魔法の杖」なんです。

■ 新人の一言が変えた、オフィスの景色

ある設計事務所でのエピソードです。そこでは大量の図面を紙で管理するのが当たり前でした。年度末に「スキャンの速さ」に定評のある新機種へ入れ替えたところ、4月に入ったばかりのデジタル世代の若手が、教えもしないのにスイスイと書類をデータ化し始めたんです。「これ、スマホからも送れるんですね！」と笑う彼の姿を見て、ベテラン社員たちも感化され、あっという間にペーパーレス化が加速。新しい人を迎える前に「道具」を整えておくことが、どれほど組織の成長を助けるか。 それを痛感した事例でした。