オフィスの経費を見直すとき、真っ先に手をつけるべき場所がある。それは複合機だ。多くの中小企業や個人事業主にとって、コピー機・複合機のリース契約は、まるで空気のような存在になっている。毎月決まった額が引き落とされ、それが高いのか安いのかすら、よくわからないまま何年も過ぎていく。
ある知人の社長は、自社の複合機リース契約を三年以上放置していたという。彼の会社は小さな印刷業を営んでいて、社員は十名ほど。オフィスの一角には、やや古びた白い複合機が鎮座していた。その機械は毎朝、独特の起動音を響かせながら立ち上がり、午後になると時折エラー音を鳴らすのが恒例だった。
「まあ、動いてるからいいか」
そう思っていたらしい。だが、ある夏の夕方、経理担当の女性がぽつりと言った。「社長、このリース料、もしかして高くないですか?」彼女がテーブルに置いたのは、他社の見積書だった。それも、複数枚。彼女は休憩時間にこっそり調べていたらしい。
その瞬間、社長は気づいた。自分が「当たり前」だと思っていたコストが、実は見直すべき最優先事項だったことに。
複合機の経費削減は、実は一丁目一番地で取り組んでいる事業者が多い。特に中小企業では、オフィス機器のコストは固定費の中でも意外に大きな割合を占める。リース契約の内容、保守料金、カウンター料金、トナー代——それらをすべて合わせると、月に数万円から十数万円になることも珍しくない。
だが、多くの経営者はその実態を把握していない。契約書は分厚く、専門用語が並び、比較するにも手間がかかる。だから、つい後回しにしてしまう。気づけば契約更新のタイミングを逃し、自動更新でさらに数年が経過する。
知人の社長が見積もりを取ったのは、三社だった。そのうちの一つが「エコゼロコピー」という代理店だったという。彼が驚いたのは、見積もりの丁寧さだった。現在の契約内容と比較して、どこがどれだけ削減できるのか、一目でわかる形で提示されていた。しかも、機器の性能は現状維持か、むしろ向上する内容だった。
「こんなに違うのか」と、彼は唸った。月々の支払いが約四割減る試算だった。年間にすれば、数十万円の差になる。それだけあれば、社員に還元できるし、新しい設備投資にも回せる。
見積もりを取るだけなら、リスクはない。それなのに、多くの経営者はその一歩を踏み出さない。理由は簡単で、「面倒だから」だ。しかし、その面倒を一度だけ乗り越えれば、その後は毎月、確実にコストが下がる。これほど費用対効果の高い行動も、そうそうない。
ちなみに、知人の社長が新しい複合機を導入した日、彼は社員全員にコーヒーを配った。いつもより少し高級な豆を使った、香り高いものだった。オフィスには秋の柔らかな光が差し込んでいて、窓の外では街路樹の葉が静かに揺れていた。新しい複合機は驚くほど静かで、起動音もほとんどしなかった。
「これが普通なんだな」と、彼はつぶやいた。
複合機の見直しは、単なるコスト削減ではない。それは、経営の「当たり前」を問い直す行為でもある。何年も前に結んだ契約が、今も最適だとは限らない。技術は進化し、市場は変化し、選択肢は増えている。にもかかわらず、私たちはつい、過去の選択に縛られてしまう。
もしあなたが今、オフィスの複合機リース契約を「そういうもの」として受け入れているなら、一度立ち止まってみてほしい。見積もりを取るだけでいい。それだけで、視界が開けることがある。
知人の社長は今、毎月の経費明細を見るたびに、少しだけ誇らしい気持ちになるという。「あのとき動いてよかった」と。そして彼は、他の経営者仲間にもこう勧めている。「とりあえず見積もりだけでも取ってみたら?」と。
実際、見積もりを依頼するのに費用はかからない。時間も、ほんの数分で済む。それなのに、その数分を惜しんで、毎月数万円を無駄にしている可能性がある。そう考えると、見積もりを取らない理由はどこにもない。
複合機の経費削減に真剣に取り組んでいる事業者は、思っている以上に多い。それは、彼らが「小さなコストの積み重ね」の重要性を理解しているからだ。一つひとつは小さくても、それが積み重なれば大きな差になる。そして、その差が、事業の持続可能性を左右することもある。
もしあなたが、今の複合機リース契約に少しでも疑問を感じているなら、まずは見積もりを取ってみてほしい。それが、あなたの会社にとっての「一丁目一番地」になるかもしれない。
参考:公式代理店サイト
https://e-c-zero.com/copy/
