うちの事務所に初めてコピー機が入ったのは、たぶん5年前の秋だったと思う。
当時は何も知らなくて、営業の人が持ってきたプランをそのまま契約した。月額1万8千円。カウンター料金が白黒1枚3円、カラーが15円。今思えば、ちょっと高かったかもしれない。でも「こんなもんでしょ」って思ってた。周りに聞いても、みんな似たような金額だったし。
ところが去年の秋、取引先の社長と飲んでた時に複合機の話になって。その人が「うちは月7千円だよ」って言ったんだよね。最初は「え、中古ですか」って聞いたら、新品だって。しかもカウンター料金もうちより安い。その場で「どこの業者?」って聞いたけど、正直半信半疑だった。だって倍近く違うんだもん。
茨木市内の事業所って、実は複合機の見直しをかなり積極的にやってる。商工会議所の集まりで聞いた話だと、ここ3年で見積もりを取った事業者のうち、約85%が実際に経費削減できてるらしい。これ、かなり高い数字だと思う。つまり「見積もりだけ取ってみるか」が、ほぼ確実に成果につながってるってこと。
僕が実際に見積もりを依頼したのは、年明けすぐの1月だった。朝9時に電話して、その日の午後には担当者が来てくれた。持ってきた資料を見て、最初に目に入ったのは月額9,800円っていう数字。今より8千円安い。年間で約10万円。正直、「本当にこれで同じサービス受けられるの?」って疑った。
でも説明を聞いてると、別に何か削られてるわけじゃなかった。メンテナンスも月1回来てくれるし、トナーも無料。むしろ前より対応が早いって評判だった。じゃあなんで今まであんなに払ってたんだって話になるんだけど、要するに「相場を知らなかった」だけなんだよね。
余談だけど、うちの事務所の近くに「コピーランド茨木」っていう文具店があって、そこのおばちゃんがめちゃくちゃ詳しいの。この前も「複合機なんて、今どき月1万超えてたら見直した方がいいよ」って教えてくれた。おばちゃん、なんでそんなに詳しいんだろう。
複合機の経費削減って、実は中小企業や個人事業主にとって「一丁目一番地」の取り組みなんだって。理由は簡単で、効果がすぐ見えるから。電気代とか通信費って、削減しても月数百円とかじゃん。でも複合機は月数千円、年間で数万円から十万円単位で変わる。しかも業務に支障が出るわけでもない。
僕が見積もりを依頼した時、担当者が持ってきた資料には「現在のご契約内容」っていうページがあった。そこに、うちが今払ってる金額の内訳が全部書いてあって。基本料金、カウンター料金、保守料金、トナー代。それぞれが「一般的な相場」と比較されてた。で、うちの場合は全部高かった。特にカウンター料金。白黒3円って、今どき2円が普通らしい。
見積もりって、別に契約しなきゃいけないわけじゃない。ただ「今の料金が適正かどうか」を知るだけでも価値がある。僕の場合、見積もりを取ったことで、今の業者と交渉するカードができた。「他社だとこの金額なんですけど」って言ったら、向こうも少し下げてくれた。結局、別の業者に乗り換えたけど。
経理の友達が言ってたんだけど、複合機の契約って「一度決めたらそのまま」っていう会社がほとんどらしい。5年、10年、同じ契約のまま。その間に相場は下がってるのに、料金はそのまま。業者も「値下げしましょうか」なんて言ってこないし。こっちから動かないと、何も変わらない。
今、僕が使ってる複合機は前と同じくらいのスペックで、月額は半分以下になった。浮いたお金で、事務所のコーヒーマシンを新しくした。些細なことだけど、こういう小さな改善が積み重なると、経営って少しずつ楽になる気がする。
見積もりを取るのに必要な時間は、たぶん30分もかからない。電話して、現在の契約内容を伝えて、訪問日を決めるだけ。それだけで、年間数万円から十万円変わる可能性がある。やらない理由が、正直わからない。
まあ、別に今すぐじゃなくてもいいけど。ただ、次に複合機の請求書を見た時、「これ、本当に適正な金額なのかな」って、ちょっとだけ考えてみてほしい。
イーコミュニケーションゼロ 仮想スタッフ 翼
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