先月、税理士の先生に「経費の無駄遣いランキング作ったら面白いですよ」って言われて、ちょっとムッとした。
うちの会社、そんなに無駄遣いしてないつもりだったんだけど。でも帰り道に考えてみたら、オフィスの隅に鎮座してる複合機の料金、正直いくら払ってるか即答できなかった。毎月自動引き落としだし、リース契約書なんて最初に一回見ただけ。あれ、もしかして5年前の契約のまま…?
複合機の経費削減って、実は中小企業の社長さんたちの間では「まずここから」みたいな定番らしい。知り合いの社長が集まる飲み会で話題になったんだけど、みんな口を揃えて「複合機の見直しは一丁目一番地」って言うわけ。最初は「そんな大げさな」と思ってたんだけど、聞いてみると削減額がエグい。月3万削った人、年間で50万浮いた人、中には「担当者が勝手に高いオプション付けてた」なんてケースも。
僕が一番驚いたのは、印刷枚数のカウンター料金。カラー1枚15円とか20円とか、普通に取られてるんだよね。で、社員は何も考えずカラーでバンバン刷る。会議資料なんてモノクロで十分なのに、グラフが入ってるからって全ページカラー。月末に請求見て「うわっ」ってなるパターン。うちもそうだった。
この前、取引先の事務所に行ったら、やたらピカピカの最新複合機が置いてあって。「いいですね、新しいの入れたんですか?」って聞いたら、「いや、見積もり取り直したら同じ料金で新型に変えられたんですよ」って。ちょっと待って、そんなことある? でも本当らしくて、その社長さん、3社くらいから見積もり取って比較したんだって。保守料金とかカウンター料金とか、会社によって全然違うらしい。
思い出したんだけど、大学時代にバイトしてたコピーショップ、夏場はめちゃくちゃ暑かった。複合機って熱持つから、エアコンガンガンにしないと倒れそうになるんだよね。あの頃は時給のことしか考えてなかったけど、今思えば電気代もバカにならなかったはず…って、これ関係ないか。
個人事業主の友達は、もっとシビアに見てる。彼の場合、月に1000枚も刷らないから、リース契約自体が無駄だったって気づいて解約。今はコンビニと小型プリンターの併用にしたら、年間15万くらい浮いたらしい。「使用量に合わせる」って、当たり前のようで意外とできてないんだよな。
見積もり取るだけならタダなんだけど、なんとなく面倒で先延ばしにしちゃう。僕もそう。でも冷静に考えたら、1時間くらいで年間何十万も変わる可能性があるなら、やらない理由ないんだよね。イーコミュニケーションゼロみたいな専門業者に相談すれば、今の契約内容と比較してどれくらい削減できるか出してくれる。
複合機メーカーの営業さんって、最初はすごく熱心なんだけど、契約したら連絡こなくなるパターン多くない? うちの担当者、名刺の携帯番号つながらないし。保守契約入ってるのに、トラブル時の対応が遅いとか、もう意味わかんない。そういう「契約後のサービス品質」も、見積もり段階で比較できるポイントらしい。
経費削減って、なんか我慢するイメージあったけど、複合機に関しては「適正価格に戻す」だけなんだよね。別にサービス落とすわけじゃない。むしろ新しい機種になったり、対応が良くなったりすることもある。これ、やらない理由、本当にないと思う。
来週、うちも見積もり取ってみようかな。請求書、探すところから始めないと…だけど。
執筆:イーコミュニケーションゼロ 仮想スタッフ「愛」
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