「毎月の固定費を少しでも減らしたい」——個人事業主や中小企業の経営者なら、誰もが抱える切実な悩みではないでしょうか。人件費や家賃は簡単には削れない。広告費を削れば売上に影響する。そんな中で、多くの経営者が真っ先に取り組んでいるのが、実は「コピー機・複合機」の経費削減なのです。
オフィスにあって当たり前の複合機。その存在感の薄さゆえに、毎月のリース料金やカウンター料金を「仕方ないコスト」として見過ごしていませんか。しかし、この複合機にかかる費用こそ、経費削減の一丁目一番地として、すでに多くの事業者が本気で取り組んでいる分野なのです。
複合機のリース契約は通常5年から7年の長期契約。一度契約すると、その期間中は毎月決まった金額が自動的に引き落とされます。月々2万円程度なら大した額ではないと感じるかもしれません。しかし年間にすれば24万円、5年契約なら120万円もの支出になります。さらにカウンター料金(印刷枚数に応じた料金)を加えれば、総額はさらに膨らみます。
ここで注目すべきは、複合機市場の価格競争が年々激しくなっているという事実です。技術の進歩により、以前は高額だった高性能機種が驚くほど手頃な価格で提供されるようになりました。つまり、数年前に契約した条件のまま使い続けている企業は、知らず知らずのうちに「割高な料金」を払い続けている可能性が高いのです。
実際に複合機の見直しを行った企業の事例を見てみましょう。従業員15名の広告代理店では、月額リース料18,000円、カウンター料金が月平均12,000円で、合計30,000円を支払っていました。契約更新のタイミングで複数社から見積もりを取ったところ、同等スペックの最新機種で月額リース料12,000円、カウンター料金も単価が下がり月平均8,000円に。合計20,000円となり、月々10,000円、年間12万円もの削減に成功したのです。
「でも、契約期間中だから見直しなんてできないのでは?」そう思われる方も多いでしょう。確かにリース契約は原則として中途解約できません。しかし、契約満了の半年前から代理店との交渉は可能ですし、場合によっては残債を一括精算して新しい契約に切り替える方が総額でお得になるケースもあります。まずは現在の契約内容を確認し、満了時期をチェックすることから始めましょう。
複合機の経費削減が「一丁目一番地」として注目される理由は他にもあります。それは、削減効果が確実で、しかも業務への悪影響がほとんどないという点です。人員削減や福利厚生のカットは社員のモチベーション低下につながりますし、材料費の削減は製品品質に影響します。しかし複合機の見直しは、むしろ最新機種に変わることで印刷速度が上がったり、機能が充実したりと、業務効率の向上にもつながるのです。
さらに、複合機の見直しは経営者自身が決断できる領域です。大規模なシステム投資のように稟議を通す必要もなく、社員に負担をかけることもありません。見積もりを取って比較検討し、条件が良ければ切り替える。このシンプルなプロセスで確実なコスト削減が実現できます。
多くの事業者がすでに取り組んでいるもう一つの理由は、複合機代理店側の競争が激しく、顧客獲得のために積極的な提案をしてくれるという点です。相見積もりを取ることで、各社が競い合ってより良い条件を提示してくれます。保守サービスの充実、トナー代込みのプラン、初期費用ゼロなど、交渉次第でさまざまな特典が得られる可能性があります。
「見積もりを取るのは面倒」「営業マンの訪問が煩わしい」そんな理由で先延ばしにしていませんか。しかし今の時代、ウェブサイトから簡単に見積もり依頼ができる代理店も増えています。必要な情報を入力するだけで、複数社からの提案を比較検討できるのです。
複合機の経費削減は、いわば「低リスク・高リターン」の経営改善策です。大きな投資も必要なく、業務への悪影響もなく、それでいて年間数十万円の削減効果が期待できる。だからこそ、賢い経営者ほど真っ先に取り組んでいるのです。
あなたの会社の複合機、最後に見直したのはいつですか。契約内容を確認し、一度見積もりを取ってみるだけでも、思わぬ削減チャンスが見つかるかもしれません。見積もりは無料です。まずは現状を知ることから、経費削減の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
参考として、複合機の経費削減に関する詳しい情報は以下の公式代理店サイトでもご覧いただけます。
https://e-c-zero.com/copy/
