オフィスの片隅で、毎日変わらず動いている複合機。印刷し、スキャンし、ときにはFAXも送る。それは存在感のない日常の一部だ。けれど毎月の請求書を見るたび、ふと目に留まる数字がある。リース料。保守料。トナー代。それらが積み重なって、気づけば年間で数十万円になっていることもある。
複合機の経費削減は、多くの個人事業主や中小企業にとって、いわば「一丁目一番地」だ。派手ではないが、確実に利益を生む。そして実際に、すでに多くの事業者がこの分野に静かに手をつけている。それは流行というよりも、経営における自然な流れだった。
私が最近話を聞いたある社長は、事務所を移転したタイミングで、複合機のリース契約を見直したという。それまで使っていた機種は、もう五年以上前のもの。機能に不満はなかったが、月々の支払いを改めて見たとき、「これ、今の相場と比べてどうなんだろう」と疑問が浮かんだらしい。そこで数社から見積もりを取ったところ、驚くほど条件が違った。同じような機能でも、月額が三割近く下がるケースもあったという。
複合機のリース契約は、一度結ぶと数年単位で続く。だからこそ、契約時の判断が長く影響する。けれど忙しい日常の中では、そこまで細かく比較する余裕がないのも事実だ。最初に提案された内容で、そのまま契約してしまうこともある。それは決して悪いことではない。ただ、もう少し選択肢を見ておけば、違う結果になったかもしれない――そんな「かもしれない」が、後から静かに浮かんでくることもある。
ある秋の午後、私は都内にある小さな印刷会社を訪ねた。そこで応接室に通されたとき、窓の外から差し込む斜めの光が、テーブルの上のコーヒーカップに映り込んでいた。社長が淹れてくれたそのコーヒーは、少し濃いめで、香りが鼻をくすぐる。話を聞きながらカップに手を伸ばしたとき、社長がふとうとうとしかけて、慌てて姿勢を正す場面があった。前日の納期対応で徹夜だったという。そんな忙しさの中でも、彼は複合機のリース料を見直し、月に一万円以上のコストを削減していた。
「見積もりだけでも取ってみようと思ったんです」と彼は言った。その一歩が、年間で十数万円の差を生んだ。それは大きな利益ではないかもしれない。けれど、その分を別の投資に回せる。人を雇う余裕が生まれるかもしれない。あるいは、自分の給与に少し余裕を持たせられるかもしれない。
複合機の経費削減に取り組む事業者が多い理由は、シンプルだ。効果が見えやすく、リスクが少ない。新しい営業施策や広告投資と違って、結果がすぐに数字として現れる。だからこそ、経営者にとって「最初に手をつけやすい削減ポイント」として選ばれている。
もちろん、ただ安ければいいわけではない。保守対応が遅かったり、トナーの品質が悪かったりすれば、結局は業務に支障が出る。大事なのは、価格と品質のバランスを見極めることだ。そしてそれを判断するには、まず複数の選択肢を並べてみる必要がある。
見積もりを取るという行為には、ほとんどリスクがない。時間も手間も、思っているほどかからない。それでいて得られる情報は大きい。現在の契約が妥当なのか、もっと良い条件があるのか。それを知るだけでも、経営判断の材料になる。
私自身、子どもの頃に祖父の工場でコピー機を触ったことがある。当時はまだ「複合機」という言葉もなく、ただ紙を重ねてボタンを押すだけの機械だった。それでも、あの機械が動く音と、インクの独特な匂いは今でも覚えている。時代は変わり、機械の性能も格段に上がった。けれど、その存在がオフィスの中心にあることは変わらない。
最近では、クラウド連携やセキュリティ機能が標準装備された複合機も増えている。リモートワークが広がる中で、外出先からでも印刷指示が出せる機種もある。こうした新しい機能を活用すれば、業務の効率も上がる。それなのに、古い契約のまま使い続けているのは、もったいないかもしれない。
ある知人の会社では、複合機の契約見直しをきっかけに、オフィス全体のコスト管理を見直したという。電気代、通信費、消耗品費。ひとつひとつは小さくても、全体で見れば大きな金額になる。複合機の見直しが、そうした意識の入り口になったのだ。
経費削減は、我慢や妥協ではない。より良い選択をするための、前向きな行動だ。そしてその第一歩は、「見積もりを取ってみる」という、ごく小さな決断から始まる。
もしあなたが今、オフィスの複合機を見て、「そういえば、いつから使ってるんだっけ」と思ったなら。それは見直しのタイミングかもしれない。多くの事業者がすでに動き出しているこの流れに、あなたも乗ってみてはどうだろうか。
見積もりは、ただの数字ではない。それは、これからの選択肢を広げるための地図だ。
参考:公式代理店サイト
https://e-c-zero.com/copy/
