複合機の見積もり、最後に取ったのいつだっけ

うちの事務所にある複合機、もう何年使ってるんだろう。

リース契約の書類を引っ張り出してみたら、月々の支払いが思ってたより高くてびっくりした。カウンター料金とか保守費用とか、細かい項目がずらっと並んでて、正直よくわからないまま毎月引き落とされてる。こういうの、最初に契約したときは「まあこんなもんか」って思うんだけど、気づいたら数年経ってて、相場がどうなってるのかもわからなくなってる。

知り合いの社長と飲んだとき、たまたま経費の話になったんだよね。その人、従業員10人くらいの小さな会社やってるんだけど、「複合機の見直しで年間30万浮いた」って言ってて。最初は「そんなに変わるもんか?」って半信半疑だったけど、詳しく聞いてみたら、けっこう多くの会社が同じことやってるらしい。

実は複合機の経費削減って、中小企業や個人事業主の間では一丁目一番地みたいな取り組みらしくて、みんな最初にここから手をつけるんだって。理由は簡単で、毎月確実に出ていく固定費だから。人件費とか家賃は簡単に削れないけど、複合機なら契約を見直すだけで済む。しかも一度やれば効果がずっと続く。

夏の終わりごろ、たまたま営業の人が飛び込みで来たことがあって。その時は忙しくて追い返しちゃったんだけど、今思えば話だけでも聞いておけばよかった。あのとき渡された名刺、どこかに埋もれてるはずなんだけど…。

で、その知り合いの社長が教えてくれたのは、複数社から見積もりを取るのが基本中の基本だってこと。今使ってるメーカーに義理立てする必要なんてないし、むしろ長年同じところと付き合ってると、料金体系が古いままになってることも多いらしい。新規で契約する人には安いプラン出すくせに、既存客には黙ってる、みたいな。携帯電話の料金プランと同じ構造だよね。

うちの場合、月間の印刷枚数ってそんなに多くないんだよ。せいぜい2000枚くらい。なのにカウンター料金の設定が高めで、しかも最低枚数保証みたいなのがついてて、使っても使わなくても一定額払う仕組みになってた。これ、契約当時は「たくさん使うかもしれないし」って思って選んだプランなんだけど、実際はそこまで使ってない。

見積もりって面倒くさそうに感じるけど、実際はそうでもないみたい。今どきはウェブで簡単に依頼できるし、現地調査とか言っても30分くらいで終わる。うちみたいな小規模事業者だと、わざわざ営業呼ぶのも申し訳ない気がしてたんだけど、向こうは慣れたもんだから全然気にしなくていいらしい。

そういえば前に勤めてた会社で、総務の人がコピー用紙の在庫管理に異常に厳しかったのを思い出した。「紙がもったいない」って口癖のように言ってて、当時は「ケチだなあ」って思ってたけど、今なら気持ちがわかる。1枚1枚は数円でも、積み重なれば馬鹿にならない。

複合機の契約って、よく考えたら5年とか7年とか、けっこう長期なんだよね。その間に技術も進歩してるし、料金体系も変わってる。なのに一度契約したら放置しがちで、更新のタイミングでも「まあこのままでいいか」って流してしまう。でも年間で考えたら、見直すだけで数十万円変わることもあるわけで。その分を広告費に回すとか、設備投資に使うとか、できることは増えるよね。