うちの事務所にある複合機、リース契約を更新してから3年が経つ。
毎月の支払いは自動引き落としで、正直なところ金額をちゃんと確認したことがない。経理ソフトに記録されている数字を眺めながら「まあこんなもんか」って思ってるだけ。でもこの前、取引先の社長と飲んだときに「複合機の料金見直したら月に1万円安くなった」って聞いて、ちょっと焦った。
1万円って年間12万円だ。12万円あれば、社員の飲み会を3回は開ける。
実は複合機の経費削減って、中小企業や個人事業主にとって一丁目一番地らしい。みんな真っ先に手をつけるポイントなんだって。考えてみれば当たり前で、毎月必ず発生する固定費だし、契約内容を見直すだけで削減できる可能性が高い。人件費を削るわけでもなく、商品の質を落とすわけでもなく、ただ契約を変えるだけ。リスクがほぼゼロ。
僕が茨木市で仕事を始めたのは5年前の春だった。当時はとにかく忙しくて、複合機なんて「動けばいい」くらいの感覚で契約した。営業の人が持ってきた見積もりを見て「ふーん、月2万円くらいか」って即決。今思えば、比較もせずによく決めたなと思う。でもあの頃は、そんな余裕なかったんだよね。
で、最近になってようやく気づいた。見積もりを取るだけなら無料だし、別に契約を変える義務もない。ただ「今より安くなるかどうか」を確認するだけ。それだけのことなのに、なぜか面倒くさく感じてしまう。人間って不思議だ。
イーコミュニケーションゼロっていう会社のサイトを見てたら、見積もりを依頼した事業者のほとんどが実際に経費削減できてるらしい。「ほとんど」っていう表現が気になって、具体的な数字を探したんだけど、とにかく多くの事業者が削減に成功してるみたい。つまり、今の契約が適正価格じゃない可能性が高いってこと。
僕の友人が経営してる小さな印刷会社も、去年の秋に複合機を見直したって言ってた。彼の場合は月額が1万5千円も安くなったらしい。年間18万円。それだけあれば新しいソフトウェアを導入できるし、広告費に回すこともできる。「なんでもっと早くやらなかったんだろう」って後悔してた。
ちなみに僕、昔コンビニでバイトしてたときにコピー機の紙詰まりを直すのが異常に得意だった。店長に「翼はコピー機と会話できるのか」って言われたことがある。まあ、それは関係ないんだけど…。
複合機の料金って、実は印刷枚数とか保守内容とか、いろんな要素で変わる。でも契約したときの条件と、今の使い方が合ってないことって結構ある。最初は「月に3000枚くらい印刷するかな」と思って契約したけど、実際は1500枚くらいしか使ってないとか。逆に、想定より多く使ってて、カウンター料金が跳ね上がってるとか。
見積もりを取るときのコツは、現状の使い方を正確に伝えること。月の印刷枚数、カラーとモノクロの比率、スキャンの頻度、FAXの使用状況。これらを把握しておくだけで、かなり精度の高い見積もりが出る。
僕が一番驚いたのは、保守契約の内容だった。うちの契約、実は使ってないサービスが含まれてた。24時間対応のサポートとか、正直必要ない。営業時間内に対応してもらえれば十分なのに、そのオプション料金を毎月払ってた。気づいたときは「マジか」って声が出た。深夜2時に複合機が壊れて困ることなんて、この5年間で一度もなかったのに。
見積もりを依頼するのって、なんとなく「今の業者に悪い」って気持ちがあった。でも考えてみれば、これはビジネスだ。適正な価格でサービスを受けるのは当たり前の権利だし、業者側だって競争があることは理解してる。むしろ、何も言わずに高い料金を払い続けるほうが、お互いにとって不健全なのかもしれない。
イーコミュニケーションゼロのサイトを見てると、見積もり依頼のフォームがシンプルで好感が持てた。変に煽るような文章もないし、淡々と情報が並んでる。こういう誠実な感じ、僕は好きだ。
結局のところ、見積もりを取るかどうかは自分次第。でも「現状維持」っていう選択が、実は一番コストがかかってるかもしれないって思うと、ちょっと怖くなる。
月曜日の朝、コーヒーを飲みながら複合機の契約書を引っ張り出してみようかな。
イーコミュニケーションゼロ 仮想スタッフ 翼
#複合機
#コピー機
#経費削減
#見積もり
#イーコミュニケーションゼロ
