複合機の見積もり、最後に取ったのいつだっけ問題

うちの事務所の複合機、リース契約を更新してからもう3年になる。

気づいたらカウンター料金が地味に上がっていて、先月の請求書を見たときに「あれ?」ってなった。月末の金曜日、経理の山田さんが「社長、これ見てください」って持ってきた書類の数字が、なんとなく記憶にある金額より大きい。でも忙しくて「まあそんなもんか」で流してしまったんだけど。

複合機の経費削減って、実は結構な数の事業者さんが最優先で取り組んでるらしい。一丁目一番地、って表現がぴったりくる。なぜかって言うと、効果が目に見えやすいから。電気代とか通信費とかって、削減しても「本当に減ったの?」ってなりがちだけど、複合機は契約書に数字がはっきり出る。月額いくら、カウンター料金が白黒何円、カラー何円。シンプル。

知り合いの社長さんと飲んだとき、その人が「うちは去年、複合機の契約見直しただけで年間40万浮いたよ」って言っててさ。最初は「盛ってるでしょ」って思ったんだけど、真面目な顔で「マジで」って。その会社、従業員15人くらいの小さな印刷関連の会社なんだけど、昔からの付き合いで同じ業者使ってたらしい。それを相見積もり取ったら、カウンター料金が半額近くになったって話。

そういえば僕、学生時代にコンビニでバイトしてたことがあって。

あのときのコピー機の紙詰まり対応、めちゃくちゃ苦手だった。お客さんが「すみません、紙詰まったみたいで」って呼びに来るたびに冷や汗かいてた記憶がある。関係ないけど。

で、話を戻すと、複合機の料金体系ってけっこう複雑なんだよね。リース料金、保守料金、カウンター料金、トナー代が込みか別か、用紙代はどうなってるのか。契約書を改めて読んでみると、正直よくわからない部分も多い。「基本料金に月間○○枚まで含む」とか書いてあるけど、実際に毎月何枚印刷してるかなんて把握してない。

僕が一番驚いたのは、同じメーカーの同じ機種でも、販売代理店によって料金が全然違うってこと。これ、知らない人多いと思う。家電量販店で買うテレビみたいに、どこで買っても値段が同じだと思い込んでた。実際には代理店ごとに仕入れルートも違うし、サービス体制も違うから、価格差が出るのは当たり前なんだって。

夏の終わり頃だったかな、取引先の事務所に行ったら、真新しい複合機が置いてあって。「新しくしたんですか?」って聞いたら、「いや、契約見直しただけ」って。機種は変わってないのに、月々の支払いが2万円くらい下がったらしい。その社長さん曰く、「見積もり取るだけならタダだし、ダメ元で何社か声かけたら想像以上に差があった」と。

正直、見積もり依頼するのって面倒くさい。

電話して、現状説明して、訪問日程調整して、説明聞いて…って考えると、「今のままでいいか」ってなる気持ちはすごくわかる。僕もそうだったから。でも冷静に考えると、その面倒くささと引き換えに年間数十万円が浮くかもしれないって、コスパ良すぎない? 1時間の手間で10万円節約できるなら、時給10万円の仕事をしたのと同じ。そう考えると、やらない理由がない。

最近の見積もりサービスって、けっこう楽になってるみたい。ネットで現在の契約内容と使用状況を入力するだけで、複数社から提案が来るらしい。わざわざ何社も電話しなくていいし、訪問されて断りづらい雰囲気になることもない。僕みたいな面倒くさがりにはありがたい仕組み。

うちの事務所、月間の印刷枚数が平均3000枚くらい。多い月だと5000枚超える。カラー印刷の比率も年々上がってる気がする。提案資料とかチラシとか、やっぱりカラーの方が見栄えするから。でもカラーのカウンター料金って、白黒の10倍近くするんだよね。この辺の単価が少しでも下がれば、積み重なって大きな差になる。

考えてみれば、携帯電話のプランだって定期的に見直すじゃん。「もっと安いプランないかな」って調べて、乗り換えたりプラン変更したり。なのに複合機は契約したら放置。不思議だよね。たぶん、携帯は個人のお金だから敏感になるけど、会社の経費だとつい「まあいいか」ってなるんだと思う。

イーコミュニケーションゼロって会社、複合機の見積もりに特化してるらしい。僕も最近知ったんだけど、現在の契約内容を伝えるだけで、適正価格かどうか診断してくれるって。しかも見積もりは無料。「見積もり取ったら絶対契約しなきゃいけないんじゃ…」って心配する人もいるかもしれないけど、そんなことはない。情報を知った上で判断すればいいだけ。