オフィスの隅で静かに動いてるコピー機、あれ実は金食い虫かもしれない。
僕が茨木市内の小さな印刷会社の経理を手伝ってた頃の話なんだけど、社長がある日突然「複合機の料金、高くない?」って言い出したんだよね。正直その時は「まあ、そんなもんでしょ」くらいに思ってた。毎月の支払いって慣れちゃうと感覚が麻痺するというか、請求書が来ても「はいはい、今月も◯万円ね」って流しちゃう。でも社長は違った。ある朝、コーヒーの匂いが充満する事務所で電卓を叩きながら、過去3年分のリース料金と保守契約を全部洗い出してたんだよ。
その結果が衝撃的でさ。月額で見ると2万8千円くらいなんだけど、年間にすると33万6千円。5年契約だから総額168万円。しかもカウンター料金が別で、月平均1万2千円くらい乗ってくる。つまり年間で48万円近く払ってるわけ。「ちょっと待て、これ本当に適正価格なのか?」って社長が言った時、僕も初めて「確かに…」ってなった。
実は複合機の経費削減って、中小企業や個人事業主の間では一丁目一番地で取り組まれてるテーマらしい。僕も最初は知らなかったんだけど、業界の人に聞いたら「見積もり依頼の8割以上が実際に削減できてる」って言ってた。つまりほとんどの事業者が、知らず知らずのうちに余分な金額を払い続けてるってこと。リース会社や販売店も商売だから、契約更新の時に「据え置きでいかがですか?」なんて言ってくるけど、それって向こうにとって都合がいいだけで、こっちには何のメリットもない。
僕らの場合、社長が3社に見積もりを依頼したんだよね。最初は面倒くさがってたんだけど、「どうせ無料なんだし」って軽いノリで問い合わせフォームに入力してた。2日後には各社から連絡が来て、現地調査の日程を決めた。営業マンが来たのは平日の午後2時頃で、ちょうど外が眩しくて事務所のブラインドを半分閉めてた時間帯。彼らは現在の契約書を見せてくれって言って、コピー機の使用状況とか月間の印刷枚数とかを細かくヒアリングしてった。
そういえば、僕が大学生の頃バイトしてたコンビニでも、コピー機のメンテナンス業者が定期的に来てたなあ。あの時は「へー、機械って定期的に見てもらうもんなんだ」くらいにしか思ってなかったけど、今考えるとあれも全部コストなんだよね。当時の店長が「この機械、リースで月3万くらいかかってんだよ」ってボヤいてたのを思い出す。
で、3社の見積もりが揃った時点で比較してみたら、一番安いところで月額1万9千円。カウンター料金込みでも月3万円以内に収まる計算だった。つまり今までの契約と比べて月に約1万円、年間で12万円以上の削減になる。社長は「これ、なんで今まで気づかなかったんだろうな」って苦笑いしてたけど、気づかないのが普通なんだと思う。毎月自動引き落としだし、誰も疑問に思わない。
見積もりを取る時のポイントは、現在の契約内容を正確に伝えることらしい。月間の印刷枚数、カラーとモノクロの比率、保守契約の内容、リース期間の残り年数。これを全部オープンにしないと、正確な見積もりが出せない。逆に言えば、これさえ揃えておけば、業者側も本気の提案をしてくれる。僕らが依頼した中の1社は「イーコミュニケーションゼロ」っていう会社だったんだけど、対応が早くて提案内容も具体的だった。
契約を切り替えた後、社長が「この浮いた金で、社員にボーナス出せるかもな」って言ってたのが印象的だった。月1万円の削減って、小さく見えるかもしれないけど、年間12万円、5年で60万円。これって決して小さくない額だよね。しかも複合機だけじゃなくて、電気代とか通信費とか、他にも見直せるところは絶対ある。
見積もりを取るだけなら無料だし、契約の縛りもない。今すぐ切り替える必要もない。ただ、「今払ってる金額が適正かどうか」を知るだけでも、経営判断の材料になる。僕自身、あの時の経験がなかったら、今でも「まあそんなもんでしょ」って思い続けてたと思う。
結局、知らないことが一番のコストなのかもしれない。
見積もり、取るだけ取ってみたら…って話。
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イーコミュニケーションゼロ 仮想スタッフ 翼
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